[Zotero] Renommer ses documents avec la date *complète*

Je viens de découvrir une petite astuce sur Zotero, que je partage immédiatement avec vous. Pour les plus pressés, vous pouvez passer directement à la solution, tout en bas.

Deux mots pour le contexte. Je tente de retracer l’histoire de l’installation du téléphone au Palais-Bourbon et, pour ce faire, j’étais la semaine dernière aux archives de l’Assemblée. J’ai pris tout un tas de photos de documents pour pouvoir les étudier tranquillement à la maison. De retour chez moi, j’ai entrepris de tout classer minutieusement dans Zotero, pour pouvoir ensuite facilement naviguer, annoter et citer ces extraits d’archives importés sur mon disque dur.

Deux mots pour le problème. Le fait est que je n’aime pas intégrer directement mes documents dans Zotero (en tant que copie enregistrée du fichier). Je préfère disposer d’une bibliothèque séparée (un vulgaire répertoire dédié à la tête de l’arborescence de mon disque) dans laquelle je place tous mes documents (en tant que fichiers joints ou attachés). De cette façon, tout y est classé à ma manière, avec des noms lisibles. Or, je trouve que c’est la moindre des choses que de classer des documents d’archives par ordre chronologique, c’est-à-dire par année, puis par mois de l’année, puis par jour du mois de l’année, et éventuellement ensuite selon l’heure de la journée. Concrètement, il faut donc se débrouiller pour que, une fois la fiche d’un document créée dans Zotero, on puisse renommer ce dernier sur le modèle : « aaaa-mm-jj – titre du document ».

Sauf que, voilà : par défaut, quand Zotero renomme un document, concernant sa date, il ne tient compte que de l’année. Les mois et jours, et éventuellement heures et minutes, sont omises. Ce qui donne un nom de fichier sur le modèle suivant : « aaaa – titre du document ». Quand on travaille sur une période courte de quelques mois ou jours, l’année n’est pas une échelle suffisamment fine pour y voir clair.

Par exemple, j’ai un document image intitulé « Au sujet de la facturation à la mise en relation », daté du 31 décembre 1903.

• Quand je le renomme actuellement, j’obtiens : « 1903 – Au sujet de la facturation à la mise en relation.jpg ».
• Alors que je voudrais : « 1903-12-31 – Au sujet de la facturation à la mise en relation.jpg ».

Deux mots pour la théorie. L’extension Zotfile permet régler les règles de renommage, sauf que cela n’apporte rien de plus concernant le réglage “du grain” pour ce qui est de la date. Néanmoins, il nous est permis de personnaliser la syntaxe de ces règles de renommage. Techniquement, chaque élément de syntaxe (dits ‘wildcards’) de ces règles ne fait qu’appliquer une expression régulière sur un élément de description du document. Par exemple, dans ce qui nous occupe, l’élément de syntaxe %y qui affiche l’année de la date renseignée, se définit ainsi:

{"y": {"field": {"default": "date", "patent": "issueDate"}, "operations":[{"function":"exec","regex": "\\d{4}"}]}}

Lire : « %y désigne le champ “date” (valeur par défaut), sur le modèle “issueDate” (?), à laquelle on applique l’expression régulière \\d{4} qui consiste à prendre les quatre premiers chiffres d’une chaîne de caractère construite sur le modèle aaaa-mm-jj (norme selon laquelle les dates sont généralement stockées dans les bases de données) ». Ce qui donne bien comme résultat aaaa, c’est-à-dire l’année.

Nous allons donc créer un nouvel élément de syntaxe, que nous appellerons %Y (en majuscule). Nous le définirons exactement de la même manière que %y (en minuscule), mais en y enlevant l’expression régulière qui formate la date. Tout simplement. De cette manière, votre fichier se verra renommé avec une date telle quelle, c’est-à-dire à la norme aaaa-mm-jj, qui a l’avantage de faire coïncider l’ordre chronologique avec l’ordre alphabétique (si, si).

Deux mots pour la solution. Une fois installé l’extension Zotfile, et redémarré Firefox ou Zotero Standalone, ouvrez la page about:config. Ici se trouvent tous les paramètres qui font fonctionner votre navigateur et ses extensions, donc prudence ! Tout reste à vos risques et périls, même si la manipulation décrite ici n’est pas sensible en soi (ce qu’on modifie est prévu pour être modifié).

1. recherchez la clé zotfile.wildcards.user dans la barre de recherche. Celle-ci ne contient que {}, ce qui signifie que vous n’avez pas encore renseigné d’élément de syntaxe personnalisé ;
2. À la place de {}, renseignez la définition de %Y comme suit :

{"Y": {"field": {"default": "date", "patent": "issueDate"}}}

C’est terminé. Vous pouvez fermez l’onglet about:config. Il ne reste qu’à tester. ZotFile offre une interface pour le faire :

1. Sélectionnez dans votre base un document-type pour faire le test ;
2. Rendez-vous dans le menu de paramètres, puis les ‘Préférences de Zotfile’, et ouvrez l’onglet ‘Règles de renommage’. Vous trouverez ici un aperçu du renommage de votre document-type selon les règles définies par défaut (ou par vous, si vous les avez modifiée) ;
3. Dans la case, ‘Format pour tous les types de documents’, remplacez maintenant %y par %Y ;
4. Et mettez à jour l’aperçu en cliquant sur le bouton pour voir apparaître la modification.

Si au lieu de l’aperçu tant attendu, il apparaît un message du type [Sélectionnez un document Zotero pour afficher un aperçu de vos règles de renommage], c’est que vous avez mal recopié la règle de définition. L’erreur typique, c’est le nombre d’accolades ouvrantes et fermantes, vérifiez-les.

Si vous souhaitez plutôt les deux chiffres du mois mais pas ceux du jour, c’est-à-dire les sept premiers caractères de la chaîne aaaa-mm-jj (ce qui donne aaaa-mm), il vous faut modifier l’expression régulière \\d{4} par .{7} Dans l’absolu, tout est possible d’imaginer. Pour ceux que cela intéresse, sachez qu’il y a sur le carnet Data, une page qui explique le principe des expressions régulières de manière très pédagogique.

Si tout est bon comme vous le souhaitiez dans l’aperçu, alors vous pouvez vous lancer.

Attention : quand vous souhaiterez revenir à une règle de renommage classique, il faudra remplacer à l’inverse %Y par %y. Cependant, notez  que la définition de %Y ne sera pas perdue par contre, elle sera toujours utilisable au besoin. Pour aller plus loin dans la personnalisation et la praticité, on pourrait imaginer que Zotfile permette de créer des profils de renommage, activables selon les besoins… le rêve ! :-)

En cas de questions ou de soucis, n’hésitez pas à utiliser les commentaires. Je ne garantis pas le service après-vente, mais je peux éventuellement donner un coup de pouce au besoin.

Crédits : bien évidemment, je n’invente rien, tout est dit sur cette page de manuel ; quant à l’illustration, je l’ai honteusement empruntée ici.